Dépenses

Une fois le projet terminé, et que toutes les dépenses du projet ont été documentées par votre entreprise, vous êtes prêt à utiliser le formulaire de déclaration des dépenses en ligne afin de déclarer ces dépenses aux MEC pour remboursement. Le formulaire de déclaration des dépenses ressemblera au budget que vous avez soumis dans le cadre de votre demande initiale. Vous aurez besoin d'expliquer les variations importantes (vers le haut ou vers le bas) dans les dépenses réelles - et d’identifier les principaux fournisseurs dans chaque catégorie de coûts. Notez que toutes les factures de plus de 1000 $ doivent être présentées avec une preuve de paiement.

Remboursement des frais

Assurez-vous que vous passez bien en revue tous les coûts admissibles et non-admissibles. Les demandes de remboursement concernant les coûts non-admissibles seront refusées et retarderont votre demande de remboursement. Si vos dépenses approuvées finissent par être inférieures à celles initialement proposées, le montant de la subvention sera ajusté en conséquence.

Par exemple, supposons que vous ayez proposé un projet de 225 000 $ et ainsi reçu un versement de 75.000 $ - 33,3% des coûts du projet. Une fois le projet achevé, vous vous apercevez que les dépenses réelles ne sont que de 150,000 $. Ainsi, le montant de la subvention sera réduit à 50.000 $, et les paiements seront ajustés en conséquence.
Basé sur le montant de la subvention révisée, vous recevrez un deuxième paiement qui, combiné avec votre paiement initial, vous apportera jusqu'à 80% du montant d'attribution.
Poursuivons l'exemple ci-dessus : vous auriez reçu 22 500 $ à titre de paiement initial (30% des 75 000 $). Après avoir réduit le montant de la subvention à 50.000 $, vous recevrez un deuxième chèque dont le montant serait calculé comme suit:
2ème paiement = (80% des 50 000 $) moins le paiement initial 22 500 $ = $ 17 500
Après le 2ème paiement, vous avez donc reçu la somme de 40.000 $.
Si vos dépenses réelles sont plus élevées que budgétées à l'origine, nous ne serons pas en mesure d'augmenter le montant de la subvention, alors assurez-vous de garder un contrôle strict sur vos dépenses tout au long du projet.
3ème Paiement = 20% de 50.000 $ pour un total de 10.000 $, portant ainsi le montant total du financement à 50.000 $.